أحدث الذكاء الاصطناعي نقلة نوعية في عمليات استقبال الموظفين الجدد بالشركات الكبرى والصغرى على حد سواء، إذ يوفر أيامًا من وقت إدارات الموارد البشرية ويعزز تجربة الانضمام للعمل.

استطاعت مؤسسات مثل هيتاشي واتحاد تكساس الائتماني تبسيط إجراءات استقبال العاملين الجدد عبر حلول الذكاء الاصطناعي، محققةً نتائج ملموسة في تقليص الوقت وتحسين تجربة الموظف.

واجهت شركة هيتاشي تحديًا كبيرًا مع انتشار موظفيها البالغ عددهم نحو 300 ألف في الولايات المتحدة واليابان وأوروبا، خاصة مع تزايد العمل عن بُعد. استثمرت الشركة هذا التحدي فرصةً لتطوير نظام استقبال الموظفين باستخدام مساعد رقمي ذكي خلال الخريف الماضي.

يقول بالا كريشنابيلاي، نائب الرئيس ومدير مجموعة تقنية المعلومات للأمريكتين في هيتاشي: «الخطوة الأولى للاستفادة من الذكاء الاصطناعي تكمن في تحديد نقاط الضعف في العمليات الحالية». ويضيف: «الذكاء الاصطناعي أشبه بقطعة لامعة يريد الجميع امتلاكها، لكن تحديد المشكلات يوجه البحث نحو الحلول المناسبة».

تحديد المشكلات أولاً

في اتحاد تكساس الائتماني، حددت جيني شورت، مديرة شؤون الموظفين، مشكلة تشغيلية رئيسية: «كنا نقضي وقتًا طويلاً لجعل مكاتب الموظفين الجدد تبدو أنيقة، لكنهم لا يستطيعون تسجيل الدخول إلى أجهزة الكمبيوتر».

أضافت المؤسسة أتمتة العمليات الروبوتية في سبتمبر الماضي، ما ضمن حصول الموظفين الجدد على صلاحيات الوصول للأنظمة بسرعة. استغرق تطبيق النظام نحو ستة أشهر وبدأ بتعاون وثيق بين الموارد البشرية وقسم تقنية المعلومات.

قبل الأتمتة، استغرق إعداد صلاحيات الوصول 15-20 دقيقة لكل موظف جديد. أما الآن فتستغرق العملية أقل من دقيقة واحدة. يتيح ذلك للمديرين قضاء وقت أقل في الأعمال الإدارية والتركيز على الترحيب بالموظفين الجدد.

نتائج ملموسة

حددت هيتاشي مشكلتها في تأخير العمليات، إذ استغرق استقبال الموظفين 10-15 يومًا وتضمن نماذج يدوية عديدة. طورت الشركة نظامًا ذكيًا خاصًا بنموذج لغوي واسع، وغذته بالبيانات من مواقع الشركة والعروض التقديمية وملفات PDF وكتب التوظيف ليجيب بدقة على استفسارات المنضمين الجدد.

النتائج؟ توفير أربعة أيام في عملية الاستقبال وتخفيض مشاركة موظفي الموارد البشرية من 20 ساعة لكل موظف جديد إلى 12 ساعة فقط.

تخصيص الذكاء الاصطناعي حسب الاحتياجات

تقول إيدي جولدبيرج، رئيسة ومؤسسة شركة استشارات الموارد البشرية إي. إل. جولدبيرج وشركاه: «الذكاء الاصطناعي المساعد في استقبال الموظفين شائع في الشركات التقنية، لكنه مهم أيضًا في الشركات سريعة النمو التي تضيف كثيرًا من الموظفين بسرعة».

يمكن للذكاء الاصطناعي مساعدة إدارات الموارد البشرية في ترتيب الأوراق للموظفين الجدد وإرسال إشعارات للإدارات المختلفة. وبالنسبة للموظفين، يظهر الذكاء الاصطناعي على شكل روبوت محادثة متاح على مدار الساعة للإجابة عن أسئلتهم بلغة طبيعية.

في النهاية، يجب أن يلبي تطبيق الذكاء الاصطناعي المقاييس المحددة مسبقًا ويعزز تجربة الموظف الجديد. كما تؤكد جولدبيرج: «الأمر لا يتعلق فقط بتسهيل العمل الإداري لإدارة الموارد البشرية، بل يجب أن يرى الموظفون الجدد فوائد ملء النماذج المتعددة تلقائيًا أو الوصول السريع للأسئلة الشائعة – الهدف هو تحسين تجربتهم».

تابع عالم التقنية على